Hacer las nóminas de una pyme no es solo calcular un sueldo bruto y aplicar unos porcentajes. Es dar de alta a cada trabajador antes de que empiece a trabajar, comunicar sus bajas a tiempo, transmitir los seguros sociales cada mes a través del Sistema RED y no fallar ni un plazo, porque los retrasos en la Seguridad Social llevan recargo. Es un proceso con muchas piezas administrativas, no solo una cifra en una hoja de cálculo.
Vamos a ver en qué consiste realmente gestionar las nóminas —más allá del cálculo del coste— y cómo el agente RRHH de ARIA, el sistema de 14 especialistas de VERIX, automatiza esa parte operativa.
Qué incluye realmente “hacer las nóminas” en una pyme
Cuando se habla de nóminas, casi siempre se piensa primero en el sueldo bruto y el neto. Pero detrás hay trámites que, si no llegan a tiempo, generan recargo o dejan a un trabajador sin cobertura:
- Altas y bajas de cada trabajador en la Seguridad Social, con plazos estrictos.
- Transmisión de los seguros sociales cada mes a través del Sistema de Liquidación Directa (SILTRA).
- Contratos, prórrogas y comunicaciones al SEPE.
- Ausencias: vacaciones, bajas médicas, permisos, que afectan a lo que se cobra y a lo que se cotiza ese mes.
- Cálculo del bruto, el neto y el coste de empresa, con IRPF y cotizaciones que cambian cada año.
Sobre esa última parte —cuánto cuesta realmente un empleado— ya tienes ejemplos y una calculadora en nuestro artículo sobre cuánto cuesta realmente un empleado en 2026. Aquí nos centramos en la parte que más quebraderos de cabeza da: los trámites y los plazos.
Altas y bajas en la Seguridad Social: los plazos que no puedes fallar
La regla general (art. 32 del Reglamento General sobre inscripción de empresas, RD 84/1996) es sencilla de enunciar y fácil de incumplir sin querer:
| Trámite | Plazo |
|---|---|
| Alta de un trabajador | Se puede tramitar hasta 60 días naturales antes del inicio previsto, pero siempre antes de que empiece a prestar servicios |
| Baja de un trabajador | Dentro de los 3 días naturales siguientes al cese |
| Transmisión de los seguros sociales (RLC/RNT) | Hasta el penúltimo día natural del mes siguiente al periodo liquidado |
| Pago de las cotizaciones | Hasta el último día natural del mes siguiente (o el siguiente día hábil si cae en festivo o fin de semana) |
El punto que más incumplimientos genera sin mala fe es el alta: si alguien empieza a trabajar un lunes a las 8:00 y el alta se tramita esa misma mañana a las 9:00, ya se ha incumplido el plazo. El trabajador tiene que estar dado de alta antes de pisar el puesto de trabajo, no el mismo día a cualquier hora.
SILTRA y el Sistema de Liquidación Directa: quién calcula la cuota
Desde hace años, las empresas ya no autoliquidan sus cotizaciones a mano: lo hacen a través del Sistema de Liquidación Directa, cuya herramienta de intercambio de ficheros se llama SILTRA. En lugar de que la empresa calcule la cuota de cada trabajador, es la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) quien la calcula individualmente a partir de los datos que la empresa transmite (bases, tipo de contrato, bonificaciones), y devuelve el recibo de liquidación de cotizaciones (RLC) para su pago.
Esto reduce errores de cálculo, pero no elimina la responsabilidad de la empresa: que los datos —altas, bajas, bases de cotización, ausencias— estén completos y correctos, y que la transmisión y el pago lleguen dentro de plazo.
Para 2026, dos cifras que afectan directamente a cualquier nómina: la base mínima de cotización sube a 1.424,40 €/mes (ligada a la subida del SMI a 1.221 €/mes en 14 pagas) y el tope máximo de la base de cotización queda en 5.101,20 €/mes. Y el MEI (Mecanismo de Equidad Intergeneracional) sube al 0,90 % total, repartido entre el 0,75 % a cargo de la empresa y el 0,15 % a cargo del trabajador.
Qué pasa si te retrasas: recargos por cotizaciones fuera de plazo
Los recargos por ingresar las cotizaciones fuera de plazo (art. 30 de la Ley General de la Seguridad Social) dependen de si presentaste los documentos a tiempo y de cuánto tardaste en pagar:
| Situación | Recargo |
|---|---|
| Documentos presentados en plazo, pago dentro del mes natural siguiente al vencimiento | 10 % |
| Documentos presentados en plazo, pago a partir del segundo mes | 20 % |
| Documentos no presentados en plazo, pago antes de que acabe el plazo de ingreso | 20 % |
| Documentos no presentados en plazo, pago después | 35 % |
Es un recargo distinto al que se aplica en Hacienda por presentar un modelo tributario fuera de plazo —eso lo explicamos en nuestro artículo sobre el recargo por presentar impuestos fuera de plazo—, pero el principio es el mismo: cuanto antes regularices, menor es el recargo.
Un ejemplo: alta de un trabajador a mitad de mes
Una pyme contrata a alguien el 12 de agosto con un sueldo bruto de 1.800 €/mes. El alta en la Seguridad Social debe estar tramitada antes de las 00:00 de ese día, cuando empieza a trabajar, y el contrato debe registrarse en el SEPE dentro de los 10 días hábiles siguientes.
La nómina de agosto no será de 1.800 € completos: se prorratea por los días trabajados. De los 31 días del mes, trabaja 20, así que cobra aproximadamente 1.161,29 € brutos (1.800 × 20/31), y sobre esa misma base prorrateada —no sobre el sueldo mensual completo— se calcula la cotización que se transmite a través de SILTRA.
Con un único trabajador es un cálculo sencillo. Con varios entrando y saliendo, vacaciones parciales y bajas médicas en el mismo mes, cuadrar cada prorrateo a mano es donde se acumulan los errores.
Errores frecuentes en la gestión de nóminas
- Dar de alta después de que el trabajador ya haya empezado. Basta con tramitarla unos minutos tarde para que sea, técnicamente, extemporánea.
- Olvidar la baja a tiempo. Si no se comunica en 3 días naturales, la empresa puede seguir cotizando por alguien que ya no está.
- No prorratear correctamente altas y bajas a mitad de mes. Cobrar de más, o de menos, por no ajustar los días trabajados.
- Confundir el plazo del Sistema RED con el de otros modelos. El calendario de la Seguridad Social no es el de Hacienda, y mezclarlos hace que se cumpla uno y se falle el otro.
Cómo lo resuelve VERIX con ARIA
En VERIX, la gestión de nóminas es tarea del agente RRHH, uno de los 14 especialistas de ARIA, encargado de nóminas, contratos, ausencias, SILTRA y Seguridad Social. No es solo una calculadora de sueldos: conoce las altas y bajas pendientes, los contratos activos y las ausencias registradas, y prepara cada nómina —con su prorrateo si hace falta— a partir de esos datos reales, sin que tengas que recalcular nada a mano.
Es proactivo: en lugar de que te enteres del plazo de alta el mismo día que alguien empieza a trabajar, te avisa antes. Y trabaja sobre una sola fuente de verdad: la retención de IRPF que calcula en cada nómina es la misma que después usa el agente Fiscal para preparar el modelo 111 de retenciones, y el mismo coste de nómina que consulta el agente de Analytics cuando le preguntas si podrás pagar la nómina del mes que viene, cruzando también el saldo que aporta el agente de Banca.
Como ARIA está conectado a la Seguridad Social y al BOE, aplica siempre las bases y los tipos vigentes —el tope de cotización, el MEI, el SMI— sin que tengas que actualizar una plantilla cada vez que cambian. Puedes preguntarle directamente «¿tengo alguna alta pendiente esta semana?» o «¿cuánto me va a costar la nómina de septiembre?», y la respuesta llega sobre tus datos reales.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que instalar SILTRA yo mismo? Si gestionas las nóminas con una herramienta como VERIX o con una gestoría, es la plataforma o el profesional quien transmite los ficheros a través de SILTRA. Si llevas las nóminas totalmente a mano, sí necesitarás la aplicación y el certificado digital correspondiente.
¿Puedo dar de alta a un trabajador el mismo día que empieza a trabajar? Sí, pero el alta tiene que quedar tramitada antes de que empiece a prestar servicios, no después. En la práctica, conviene tramitarla con margen —aunque sea de unas horas— para evitar cualquier duda sobre el momento exacto.
¿Qué pasa si se me olvida presentar los seguros sociales de un mes? Se aplica un recargo que va del 10 % al 35 % según cuánto tardes en regularizar y si llegaste a presentar los documentos en plazo, además de los intereses de demora que correspondan.
¿El agente RRHH de ARIA sustituye a mi gestoría laboral? No necesariamente. Automatiza el cálculo de nóminas, el seguimiento de altas, bajas y ausencias, y la preparación de los datos para SILTRA, pero para casos complejos —despidos, convenios específicos, inspecciones— seguir contando con tu gestoría o asesor laboral sigue siendo recomendable.
Prueba cómo el agente RRHH prepara tus nóminas sobre tus propios datos: prueba VERIX gratis.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento laboral ni de Seguridad Social. Consulta con tu gestoría o asesor laboral para tu caso concreto.