Una factura mal hecha no es solo un papel con un defecto de forma. Puede impedir que tu cliente se deduzca el IVA, obligarte a emitir una rectificativa y, en una inspección, convertirse en un problema para ti. Conocer los requisitos de una factura es lo primero que debe dominar cualquier autónomo o pyme que facture.
Estos requisitos los fija el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) y siguen vigentes en 2026. Lo que viene cambiando es la forma de emitirlas: con VeriFactu, el programa de facturación pasa a ser tan importante como el contenido de la factura. Aquí tienes el listado completo, un ejemplo con números y los errores más habituales.
Qué es una factura y quién está obligado a emitirla
La factura es el documento que justifica una operación entre empresarios o profesionales y que permite al cliente deducirse el IVA soportado. Todo empresario o profesional está obligado a expedirla por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realice, y a entregar copia al destinatario.
Existen dos formatos: la factura completa (u ordinaria) y la factura simplificada, con menos datos y límites de importe. Este artículo se centra en la completa; si dudas de cuál te corresponde, consulta cuándo usar una factura simplificada o completa.
Datos obligatorios de una factura completa
El artículo 6 del Reglamento de facturación enumera el contenido mínimo. Una factura completa debe incluir:
| Dato | Qué debe constar |
|---|---|
| Número y serie | Numeración correlativa dentro de cada serie |
| Fecha de expedición | El día en que se emite la factura |
| Emisor | Nombre y apellidos o razón social completa, NIF y domicilio |
| Destinatario | Nombre o razón social y domicilio; NIF cuando sea necesario (ver abajo) |
| Descripción de la operación | Detalle de los bienes o servicios, con precio unitario sin IVA y descuentos |
| Tipo impositivo | El porcentaje de IVA aplicado (21 %, 10 %, 4 %…) |
| Cuota tributaria | El importe del IVA resultante |
| Fecha de la operación | Solo si es distinta de la fecha de expedición |
El NIF del destinatario es imprescindible cuando este es empresario o profesional y quiere deducirse el IVA, en las entregas intracomunitarias exentas y en las operaciones con inversión del sujeto pasivo.
Además, hay menciones especiales según el caso:
- Operación exenta de IVA: referencia al precepto de la ley que la exime, o indicación de que está exenta.
- Inversión del sujeto pasivo: la mención «inversión del sujeto pasivo». Tienes más detalle en nuestra guía de inversión del sujeto pasivo.
- Régimen especial del criterio de caja: la mención «régimen especial del criterio de caja», si aplicas el IVA de caja.
- Recargo de equivalencia: tipo y cuota del recargo desglosados, si el vendedor lo repercute al comerciante minorista.
Si quieres repasar los porcentajes aplicables, los tienes en los tipos de IVA de 2026.
Plazo para emitir la factura
La regla general es que la factura se expide en el momento de realizarse la operación. Si el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, el plazo se amplía: debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo del IVA.
Un trabajo terminado el 20 de octubre, por ejemplo, debe facturarse a más tardar el 15 de noviembre si tu cliente es una empresa.
Ejemplo de factura con IVA y retención de IRPF
Una autónoma profesional presta un servicio de consultoría a una empresa por 1.500 € y le aplica retención de IRPF del 15 %, el tipo general para profesionales. Así quedan los importes:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.500,00 € |
| IVA (21 %) | + 315,00 € |
| Retención IRPF (15 %) | − 225,00 € |
| Total a pagar por el cliente | 1.590,00 € |
La retención no figura entre los datos del artículo 6, pero es obligatoria en la práctica cuando el cliente es empresario o profesional y tu actividad la exige. Si dudas entre el 7 % y el 15 %, consulta cuándo aplicar cada retención en facturas. Puedes comprobar el desglose con la calculadora de IVA.
Errores frecuentes al emitir una factura
- Saltarse la numeración correlativa. Los huecos o los números repetidos levantan sospechas en una revisión. Si te equivocas, no borres la factura: emite una factura rectificativa.
- Datos del cliente incompletos o erróneos. Un NIF mal escrito o un domicilio que no coincide puede dejar sin efecto la deducción del IVA a tu cliente.
- Descripciones vagas. «Servicios profesionales» sin más no permite saber qué se facturó. Detalla el concepto y el periodo.
- Olvidar la mención de exención o de inversión del sujeto pasivo. Sin ella, la factura es defectuosa aunque los importes sean correctos.
- Confundir factura y proforma. La factura proforma es un presupuesto detallado y no justifica ninguna deducción.
- Emitirla fuera de plazo. Pasado el día 15 del mes siguiente al devengo, incumples el plazo del Reglamento de facturación.
Recuerda, además, que debes conservar las facturas durante el plazo legal.
VeriFactu: lo que cambia en la forma de facturar
El contenido de la factura no cambia con VeriFactu, pero sí cómo se genera. El sistema, regulado por el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, exige que el programa de facturación cree un registro inalterable y encadenado de cada factura.
El Real Decreto-ley 15/2025 aplazó las fechas de obligatoriedad: 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos y resto de obligados. En la modalidad VeriFactu, la factura incorpora además un código QR que permite comprobar que consta en la Agencia Tributaria. Tienes el calendario completo en nuestro artículo sobre VeriFactu para autónomos.
Es un cambio en el software, no en el papel: conviene comprobar que tu programa de facturación estará adaptado antes de tu fecha límite.
Cómo lo automatiza VERIX
En VERIX, cada factura sale con la numeración correlativa por serie, los datos del emisor y del cliente, el desglose de IVA y la retención de IRPF calculados con los tipos de 2026, y las menciones especiales cuando proceden. Además, se genera con registro encadenado y código QR, de modo que tu facturación ya cumple VeriFactu antes de que sea obligatorio, y el IVA repercutido alimenta de forma automática tu modelo 303.
Puedes verlo funcionando con tus propios datos: prueba VERIX gratis.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si mi factura no cumple los requisitos? Tu cliente puede ver rechazada la deducción del IVA, y tú tendrás que corregirla con una factura rectificativa. Además, incumplir las obligaciones de facturación es una infracción tributaria.
¿Puedo emitir una factura sin IVA? Solo si la operación está exenta o no sujeta, o si se aplica la inversión del sujeto pasivo, y siempre indicándolo en la factura. En los demás casos, el IVA debe repercutirse.
¿Cuánto tiempo tengo para emitir una factura? En el momento de la operación; y si tu cliente es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente al devengo.
Este artículo tiene carácter informativo y orientativo. Los requisitos aplicables pueden variar según el tipo de operación y la situación de cada contribuyente, y no constituye asesoramiento fiscal ni laboral.